Rất nhiều người khi nghe tới “tự động hóa” thường nghĩ ngay tới một viễn cảnh khá hấp dẫn: ít làm hơn, nhàn hơn, nhưng vẫn có tiền đều. Chính cách hiểu này khiến automation bị hiểu sai ngay từ đầu. Thực tế, automation không sinh ra để giúp bạn lười đi. Nó sinh ra để giúp bạn vượt qua giới hạn tăng trưởng mà mô hình thủ công không bao giờ vượt qua được.
Khi bạn đang bán hàng với quy mô nhỏ, mọi thứ đều có thể vận hành bằng tay: nhập đơn, gọi điện, chăm sóc, theo dõi. Ở giai đoạn này, bạn có cảm giác mình kiểm soát được mọi thứ. Nhưng khi đơn bắt đầu tăng, khối lượng công việc tăng theo cấp số nhân. Mỗi ngày có thêm vài chục đơn cũng đồng nghĩa với thêm vài chục lần nhập liệu, vài chục cuộc gọi, vài chục tình huống phát sinh. Bạn không chỉ làm nhiều hơn, mà còn phải ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và liên tục hơn. Đây là lúc rất nhiều shop bắt đầu “đuối”, dù doanh thu vẫn tăng.
Vấn đề là: con người không được thiết kế để xử lý khối lượng công việc lặp lại với tốc độ cao trong thời gian dài mà không sai sót. Hôm nay bạn còn tỉnh táo, mai bạn mệt. Hôm nay nhân viên còn kỹ, mai nhân viên vội. Sai sót bắt đầu tích lũy rất chậm, nhưng đến một lúc sẽ bùng lên thành những lỗi lớn: sót đơn, nhầm khách, giao sai hàng, chăm sóc trễ. Và khi sai sót xuất hiện ở quy mô lớn, chi phí phải trả không còn nhỏ nữa.
Automation xuất hiện không phải để thay bạn “ngồi chơi”, mà để loại bỏ những phần việc mà con người làm kém nhất: lặp lại – nhiều – nhanh – chính xác – liên tục. Máy móc không mệt, không quên, không cảm xúc, không bị chi phối bởi tâm trạng. Một hệ thống tự động hóa tốt không giúp bạn bán được nhiều hơn trong ngày hôm nay, nhưng nó giúp bạn không sập khi quy mô tăng gấp 2, gấp 3 trong ngày mai.
Một hiểu lầm khác rất phổ biến là: “Khi nào lớn rồi mới cần automation”. Thực tế thì automation không phải là phần thưởng cho người đã lớn, mà là công cụ để bạn có thể lớn. Nếu bạn chờ tới lúc mọi thứ rối như canh hẹ, nhân sự chồng chéo, dữ liệu tản mạn, lúc đó mới nghĩ tới hệ thống, thì chi phí để sửa sai sẽ lớn hơn rất nhiều lần so với việc làm sớm.
Automation cũng không phải là thay toàn bộ con người bằng máy móc. Nó là việc tái cấu trúc lại vai trò của con người. Con người nên tập trung vào những việc cần tư duy, sáng tạo, giao tiếp, ra quyết định. Máy móc nên xử lý những việc lặp lại, tốn thời gian và dễ sai. Khi bạn để con người làm việc của máy, bạn vừa lãng phí nhân sự, vừa tạo ra rủi ro. Khi bạn để máy làm việc của con người, bạn cũng sẽ thất bại. Automation chỉ thực sự có giá trị khi nó được đặt đúng chỗ.
Một điểm rất quan trọng nữa là: automation chỉ phát huy sức mạnh khi bạn có dữ liệu. Nếu không có dữ liệu, bạn không biết tự động hóa cái gì. Nếu dữ liệu sai, automation sẽ sai theo với tốc độ nhanh hơn rất nhiều. Vì vậy, bản chất của tự động hóa không nằm ở công cụ, mà nằm ở cách bạn tổ chức dữ liệu, quy trình và luồng công việc. Công cụ chỉ là phần ngọn. Tư duy hệ thống mới là phần gốc.
Cũng có không ít người thất bại với automation vì họ đi theo tâm lý “đua trend”: nghe nói tự động hóa là hay, thấy người khác dùng thì cũng muốn dùng, nhưng lại không hiểu rõ mình đang tự động hóa để làm gì. Hệ thống được dựng lên rất hoành tráng, nhiều bước, nhiều phần mềm, nhưng cuối cùng lại không giải quyết được bài toán cốt lõi của kinh doanh: tạo doanh thu bền vững, giảm rủi ro và kiểm soát được dòng tiền.
Automation đúng nghĩa không làm cho bạn rảnh hơn ngay lập tức. Ở giai đoạn đầu, nó thậm chí còn khiến bạn phải suy nghĩ nhiều hơn: suy nghĩ về quy trình, về dữ liệu, về cách đo lường, về các điểm nghẽn trong vận hành. Nhưng khi hệ thống đã chạy ổn định, giá trị mà nó mang lại không chỉ là “nhàn hơn”, mà là bạn có thể tăng trưởng mà không phải tăng áp lực theo cùng một tốc độ.
Một người bán giỏi có thể xử lý tốt 20–30 đơn mỗi ngày. Một đội nhóm có thể xử lý tốt 100–200 đơn mỗi ngày. Nhưng để xử lý 500–1.000 đơn mỗi ngày mà không vỡ trận, bạn không thể dựa vào năng lực cá nhân hay cảm tính của đội nhóm nữa. Bạn buộc phải dựa vào hệ thống. Và automation chính là xương sống của hệ thống đó.
Cuối cùng, nếu nhìn automation chỉ như một cách để “đỡ làm”, bạn sẽ rất dễ thất vọng. Nhưng nếu nhìn automation như một đòn bẩy để vượt qua trần tăng trưởng, bạn sẽ bắt đầu nghiêm túc với dữ liệu, quy trình và cách vận hành. Khi đó, tự động hóa không còn là một món đồ chơi công nghệ, mà trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh dài hạn.
Automation không dành cho người lười.
Automation chỉ thực sự dành cho những người muốn đi xa, đi bền và đi qua được những giới hạn mà mô hình thủ công không bao giờ vượt qua được.
